Integración con tu sistema contable y con la facturación electrónica de la DIAN

Lo que nos encontramos seguido es una empresa que ya compró un sistema contable y después contrató a alguien para hacer a mano lo que el sistema no hace: pasar las ventas del día, crear los terceros, cuadrar el inventario, sacar el reporte. Ese sueldo es el precio real de ese software, solo que no aparece en la factura. Lo que hacemos es quitar ese paso.

• Ventas y compras. El pedido o la venta que se cierra en tu operación llega al sistema contable con sus impuestos correctos, sin que nadie la digite dos veces.
• Terceros. Clientes y proveedores con su NIT, su régimen y sus responsabilidades, creados una sola vez y validados antes de entrar.
• Inventario y cartera. Lo que sale del almacén y lo que se recauda se refleja donde el contador lo mira, no en una hoja aparte.
• Facturación electrónica. Que al cerrar el pedido salga la factura con los datos correctos, que la nota crédito salga cuando algo se anula, y que el XML y el PDF queden archivados donde tienen que estar.

Cada sistema tiene su camino. Algunos exponen una API y se conectan de frente. Otros trabajan con archivos de importación y exportación, y entonces la integración produce y lee esos archivos, que es lo que hoy hace a mano el auxiliar. Antes de cotizar te decimos cuál de los dos caminos permite el tuyo, y si no permite ninguno, también te lo decimos.

Sobre la DIAN, para que quede claro: no somos proveedor tecnológico de facturación electrónica. Tu factura sale por un proveedor tecnológico autorizado, el que ya tienes o uno que te recomendamos, y lo que hacemos es que tu operación y ese proveedor hablen entre sí. Si hoy facturas a mano en el facturador gratuito de la DIAN, ese portal no se conecta con otro sistema: para que la factura salga sola hay que pasar a un proveedor con API, y eso te lo decimos antes de cotizar.

Lo colombiano desde el diseño. Retención en la fuente (quién le retiene a quién, con qué base y qué tarifa), IVA (responsable o no, bienes y servicios excluidos o exentos), régimen simple de tributación e ICA por municipio. En una integración contable esto no es un detalle: es la mitad del trabajo, y si se deja para el final, el contador lo descubre en la declaración.

1. 1 Primera llamada, sin cobro. Qué sistema tienes, qué versión, quién lo administra y qué paso quedó por fuera. Con eso te decimos si se puede conectar y por dónde.
2. 2 Diagnóstico, cuando la integración es grande. Si es un solo sistema con un alcance claro, la cotización sale directo de la llamada. Si hay que sentarse con tu contador o con quien digita hoy y revisar el sistema y sus accesos, antes va un diagnóstico que se cobra como primer ítem de la cotización: el mapa de lo que se hace a mano, las oportunidades ordenadas por impacto y la cotización cerrada de la integración, por escrito.
3. 3 Proyecto. Mitad al inicio y mitad contra entrega. La integración se prueba primero contra un ambiente de pruebas de tu sistema contable, y solo después contra el real.
4. 4 Soporte y evolución. Antes de entregar te proponemos el plan mensual: una integración con la facturación electrónica y con un sistema contable cambia cuando cambia la norma o cuando el proveedor actualiza su API, y alguien tiene que estar pendiente.

• La integración andando en producción, conectada a tu sistema real.
• Un registro de cada envío: qué se mandó, cuándo, y qué respondió el otro sistema. Es lo que le permite a tu contador revisar sin pedirte pantallazos.
• El manual para tu equipo y la documentación técnica de cómo funciona y cómo se restaura.
• Factura electrónica validada por la DIAN por el trabajo, no cuenta de cobro.

Una integración se cotiza por alcance, y por eso no publicamos un «desde»: tú pones el presupuesto y acomodamos el alcance. Conectar ventas y terceros es un proyecto; conectar también inventario, cartera y facturación electrónica es otro, y los dos se pueden hacer por etapas. Lo fijo es la forma de cobro: mitad al inicio y mitad contra entrega. Si la integración es grande, el diagnóstico va como primer ítem de esa cotización.

El plan de soporte y evolución cuesta $490.000 más IVA al mes: alojamiento, monitoreo, copias de seguridad cifradas, hasta 3 horas al mes de ajustes y una revisión mensual de 30 minutos.

Sí, si ya tienes un sistema contable y alguien digita en él lo que otro sistema ya sabe. Sí, si tu proveedor de facturación electrónica tiene API o acepta archivos y quieres que la factura salga sola cuando se cierra la venta. Sí, si tu contador te pide el mismo reporte todos los meses y hoy se arma a mano.

No, si todavía no tienes sistema contable: primero eliges uno, y después se conecta. No, si lo que buscas es reemplazar a tu contador: la integración le quita la digitación, no el criterio. No, si necesitas que seamos tu proveedor tecnológico de facturación ante la DIAN: eso no lo somos.