Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

SOLTYAI S.A.S. ("SoltyAI"), sociedad por acciones simplificada identificada con NIT 902081265-3, matrícula mercantil 731655 de la Cámara de Comercio de Bucaramanga, con domicilio en Bucaramanga, Santander, Colombia.

Correo de contacto para datos personales: carmegar12@gmail.com.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o reglamenten (régimen de Habeas Data y protección de datos personales en Colombia). La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

4. Doble rol de SoltyAI

1. Como Responsable: respecto de sus propios datos: leads y contactos comerciales, datos de sus clientes (empresas) y de contacto/facturación, y datos de aspirantes y proveedores.
2. Como Encargado: respecto de los datos de los clientes finales de sus clientes que los bots de SoltyAI recolectan por cuenta del cliente (que es el Responsable de esos datos; por ejemplo, una inmobiliaria o un comercio que contrata a SoltyAI). Ese tratamiento se rige por el contrato de encargo y por las instrucciones de ese Responsable.

Esta política regula principalmente el rol de Responsable. El rol de Encargado se detalla en el contrato con cada cliente.

5. Datos que se tratan y finalidades

SoltyAI trata datos de identificación y contacto (nombre, teléfono, correo, y cuando aplique dirección e identificación tributaria del cliente empresa) y datos de la interacción (mensajes, historial de conversación, datos del pedido, cita o solicitud), con las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes, cotizaciones y contacto comercial de leads y clientes potenciales.
• Prestar, operar y dar soporte a los servicios contratados (bots, automatización, integraciones).
• Gestionar la relación contractual: facturación, recaudo, soporte y comunicaciones operativas.
• Enviar información comercial y novedades de SoltyAI (solo con autorización, con opción de retiro en cada comunicación).
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y contables, y atender requerimientos de autoridades.
• Mejorar los servicios y elaborar estadísticas internas (de forma agregada o anonimizada cuando sea posible).

No se recolectan datos sensibles de forma deliberada. Si un flujo llegara a requerirlos, se pedirá autorización explícita e independiente y se informará que no está obligado a suministrarlos. Para datos de niños, niñas y adolescentes se atiende su interés superior conforme a la ley.

6. Encargados y terceros

Para operar, SoltyAI se apoya en proveedores que pueden tratar datos por su cuenta (Encargados), algunos ubicados fuera de Colombia. La autorización del Titular cubre esta transmisión o transferencia bajo estándares de seguridad y confidencialidad. Entre ellos:

• Infraestructura y hosting: Hetzner (servidores) y Backblaze B2 (backups cifrados).
• Mensajería: Telegram y, cuando se active, la WhatsApp Business Platform de Meta.
• Inteligencia artificial: Anthropic (modelo Claude) para las funciones con IA. SoltyAI aplica topes de uso y un modo determinista sin IA; el contenido enviado se limita a lo necesario para la respuesta.
• Pagos y facturación: Wompi (recaudo) y Factus (facturación electrónica DIAN).

SoltyAI exige a sus Encargados deberes de seguridad, confidencialidad y uso limitado a la finalidad.

7. Derechos del Titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como Titular usted puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

El canal de atención es el correo carmegar12@gmail.com.

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles desde el recibo. Si no fuere posible, se informa al interesado y se atiende dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos: la solicitud debe identificar al Titular, la descripción de los hechos y los documentos de soporte. Si está incompleta, se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entiende desistido. El reclamo se resuelve en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo; si no fuere posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.

9. Autorización

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, que se obtiene por medios físicos o electrónicos (incluido el mensaje de consentimiento de los bots). SoltyAI conserva prueba de la autorización con registro y marca de tiempo.

10. Seguridad y conservación

SoltyAI aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: cifrado en tránsito, base de datos no expuesta a Internet, backups cifrados, control de acceso por llaves, gestión de secretos y aislamiento por cliente. Los datos se conservan mientras dure la finalidad o exista un deber legal; las conversaciones se conservan por doce (12) meses y luego se anonimizan o suprimen, salvo obligación legal o contractual en contrario o instrucción distinta del cliente Responsable.

11. Cookies y analítica

El uso de cookies y herramientas de analítica en este sitio se describe en la Política de Cookies.

12. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

El registro ante la SIC solo es obligatorio para sociedades con activos superiores a 100.000 UVT. SoltyAI está por debajo del umbral; no aplica por ahora y se reevalúa anualmente.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su fecha de entrada en vigencia y mientras SoltyAI trate datos personales. Las bases de datos tendrán vigencia igual a la de sus finalidades. Los cambios sustanciales se comunicarán por los canales habituales antes de su aplicación, publicando la versión actualizada en esta página.