De coordinar por chat a despachar con un sistema

Una empresa de domicilios con flota de domiciliarios que reparte para varios comercios de la ciudad. Los pedidos llegan por WhatsApp y un operador los coordina. Es el tipo de negocio donde el servicio se mide en si el pedido llegó, a quién se le asignó y cuánto se cobró por la carrera.

Los pedidos entraban por WhatsApp y se repartían por chat. Eso funciona hasta que el volumen crece, y ahí aparecen los tres problemas de siempre:

• Nadie sabía en tiempo real qué domiciliario tenía qué pedido. Preguntar «¿ya salió?» o «¿quién la lleva?» era escribir al grupo y esperar.
• Las tarifas por barrio vivían en la cabeza de una persona. Cuando esa persona no estaba, la tarifa se cobraba distinto.
• La evidencia de entrega era «me dijo que sí la dejó». Sin foto, sin hora, sin registro.

Ninguno de los tres se resuelve con más gente en el grupo. Se resuelve con un sistema donde el pedido tenga estado, responsable y hora.

Una plataforma operativa de despacho, en dos piezas:

El tablero del operador. Ahí se crea el pedido con el cliente, la dirección y la zona; la tarifa sale de la tabla que el propio cliente edita. El operador ve quién está libre y quién viene cargado, asigna, y sigue cada pedido por su estado, con hora. Las zonas y las tarifas las administra el cliente, sin llamarnos.

La aplicación del domiciliario. Se abre desde el navegador del celular, sin pasar por una tienda de aplicaciones. Cada domiciliario ve solo sus asignaciones, cambia el estado en dos toques y cierra la entrega con foto y código. Al final del turno queda el registro de qué se despachó, quién lo llevó y cuánto se cobró.

Y lo que va por nuestra cuenta: alojamiento y operación en infraestructura de SoltyAI, monitoreo, copias de seguridad diarias cifradas fuera del servidor y soporte en horario hábil.

Lo que quedó fuera, a propósito y por escrito en el contrato: el chat automático con los clientes y la respuesta por conversación con inteligencia artificial. El problema del cliente no era contestar; era despachar. Los pedidos los sigue creando el operador.

• En producción, con dominio propio, con las dos aplicaciones andando todos los días.
• Con contrato firmado y facturación mensual mediante factura electrónica validada por la DIAN, emitida por SOLTYAI S.A.S.
• Con las zonas y las tarifas editadas por el cliente, no por nosotros.

No publicamos las cifras de su operación, porque son del cliente. Tampoco cuántas horas o personas les ahorra: no medimos cómo operaban antes, y ese dato lo da él, no nosotros. Ni una frase suya entre comillas, porque nadie nos la ha dado por escrito. El sistema sí te lo mostramos andando.

La plataforma que se construyó para este cliente es hoy un producto: SoltyAI Domicilios. Se adapta a otra empresa de domicilios o de mensajería cambiando las zonas, las tarifas y los estados, y se cotiza por domiciliario activo, sin cobro de instalación. Es el ejemplo de cómo trabaja SoltyAI: lo que se construye a la medida una vez y le sirve a toda una industria, deja de cotizarse por proyecto y pasa a cobrarse por uso.