Swisscontact y la Fundación Zaranda: el registro de recolecciones y el certificado mensual, en un módulo web

Swisscontact es una fundación de cooperación internacional con sede en Colombia. La Fundación Zaranda es la organización beneficiaria del proyecto: sus operarios recogen material aprovechable en los grandes generadores de la ciudad (empresas, centros comerciales, estaciones de servicio) y la fundación le certifica a cada generador, mes a mes, cuánto material le recuperó y de qué tipo.

Tres cosas que se hacían a mano o no se hacían:

• El registro de cada recolección se llevaba en una hoja de cálculo. El operario que está en la calle no tiene un computador al frente, y la información llegaba después, de memoria o en papel.
• El certificado mensual de aprovechamiento había que armarlo generador por generador, consolidando a mano los kilos por categoría de material.
• El sitio web era una plantilla con contenido de demostración: servicios que no existían y un correo de contacto de ejemplo. No representaba a la fundación.

Un módulo de registro y certificación, en la dirección de la fundación:

• Registro de material por visita, desde el celular. Generador, materiales por categoría y subcategoría, kilos, observaciones y firma en pantalla de quien recibe. Funciona sin señal: lo que se guarda en la calle se sincroniza solo cuando vuelve la conexión.
• Certificado mensual en PDF por generador, con el logo y la tipografía de la marca, la firma del representante legal y el consolidado en las cuatro categorías de material. Se envía por correo desde el mismo módulo y queda copia en el Drive de la fundación.
• Panel de administración: generadores, catálogo de materiales, corrección de registros, importación de generadores pegando desde Excel, respaldo y registro de envíos.
• Informe mensual de todos los registros, con descarga para Excel y publicación en una hoja del Drive, que es el formato que la fundación necesita para reportar las cantidades por tipo de material. Se agregó después de la entrega, como adición cotizada aparte.
• Seis cuentas de acceso: un administrador y cinco operarios. Manual de uso en PDF.

Y el sitio web público, de seis páginas, hecho con los contenidos y las fotos que entregó la fundación y con su marca. Una particularidad: el contador de toneladas recuperadas que muestra el inicio sale del módulo de registro y se actualiza solo a medida que los operarios registran material. El módulo interno queda enlazado al pie, no en el menú: el menú es para los visitantes.

• En producción. El módulo fue aprobado por la fundación en junio de 2026 y el conjunto se entregó con acta en julio de 2026.
• Facturado a Swisscontact Colombia con factura electrónica validada por la DIAN, emitida por SOLTYAI S.A.S. Sin IVA, amparada por el certificado de utilidad común del proyecto de cooperación.
• Con alcance cerrado y entrega contra aprobación: lo que se cotizó fue lo que se entregó, y lo que se pidió después se cotizó como adición.

• Lo que se hace en la calle se diseña para la calle. Celular, sin señal, firma con el dedo. Si el registro no se puede hacer en el momento, no se hace.
• El reporte sale del dato, no al revés. El certificado, el informe y hasta el contador del sitio web salen del mismo registro. Nadie vuelve a digitar.
• Alcance escrito. Lo que quedó fuera del contrato se dijo antes, y cuando el cliente lo pidió, se cotizó aparte.
• Factura electrónica desde el primer proyecto. Y con un amparo tributario que había que documentar bien: la venta sin IVA de un servicio pagado con recursos de cooperación internacional. Es el tipo de detalle colombiano que un proveedor que no factura electrónicamente descubre tarde.

Ni cifras de tiempo ahorrado ni de registros por mes: no las hemos medido. Ni una frase del cliente entre comillas: nadie nos la ha dado por escrito. Si quieres una referencia, te ponemos en contacto y preguntas tú.