Automatización de procesos: lo que hoy se hace a mano, hecho por el sistema

No automatizamos «la empresa». Automatizamos un proceso a la vez, empezando por el que más horas se come. Los cuatro que más nos piden:

• Pedidos. El pedido llega por WhatsApp, por correo o por teléfono y alguien lo pasa a mano a una hoja o al sistema. Lo que construimos es que el pedido se registre una vez, con sus datos validados, y desde ahí dispare lo que sigue: el despacho, la factura, el descuento de inventario.
• Despachos. Quién lleva qué, en qué estado va y con qué evidencia se entregó. Lo hicimos para una empresa de domicilios de Bucaramanga: el operador asigna en pantalla, el domiciliario cambia el estado desde el celular y la entrega se cierra con foto y código. Lo que antes se preguntaba por chat («¿ya salió?», «¿quién la lleva?») queda registrado con hora y responsable.
• Conciliaciones. El extracto del banco contra lo que el sistema dice que se cobró, o el inventario físico contra el del sistema. La automatización cruza lo que cuadra y deja en pantalla solo lo que no cuadra, que es lo único que necesita una persona.
• Reportes. El Excel que alguien arma cada lunes o cada cierre de mes. Lo hicimos para una organización de recicladores de oficio en Cali, en un proyecto de Swisscontact: el registro de cada recolección se hace desde el celular, y el consolidado mensual y el certificado en PDF salen solos, con copia al Drive de la organización.

Reglas primero. La mayoría de estos procesos se resuelven con reglas claras y datos bien validados, sin inteligencia artificial. Donde una regla no alcanza (leer un documento que llega en formatos distintos, clasificar un texto libre) usamos un modelo, con tope de costo y siempre con una persona revisando la excepción. Es lo que mantiene el costo mensual predecible.

1. 1 Primera llamada, sin cobro. Nos cuentas qué se hace a mano y cuántas veces al día. Con eso te decimos si vale la pena automatizarlo y por dónde se empieza. A veces la respuesta es «esto no, esto otro sí».
2. 2 Diagnóstico, cuando el proceso es grande. Si el proceso es sencillo, la cotización sale directo de la llamada. Si hay que sentarse con la persona que lo hace hoy y revisar los sistemas, antes del proyecto va un diagnóstico que se cobra como primer ítem de la cotización: el mapa de los pasos manuales con su costo en horas, las oportunidades ordenadas por impacto y la cotización cerrada de lo que sigue, por escrito.
3. 3 Proyecto. Mitad al inicio y mitad contra entrega. La automatización se prueba primero al lado del proceso manual, con los mismos datos, y solo cuando coinciden se apaga el manual.
4. 4 Soporte y evolución. Un proceso cambia cuando el negocio cambia. Antes de entregar te proponemos el plan mensual para que la pieza siga al día.

• La automatización andando en producción, conectada a tu sistema real.
• Un registro de cada corrida: qué entró, qué salió, qué se dejó para revisión y por qué. Sin ese registro, una automatización que falla en silencio es peor que el trabajo manual.
• El manual para tu equipo y la documentación técnica.
• Factura electrónica validada por la DIAN por el trabajo.

Se cotiza por alcance: tú pones el presupuesto y acomodamos el alcance. Un proceso sencillo con una fuente de datos y una salida es un proyecto; cuatro procesos encadenados son otro, y se pueden hacer por etapas. Lo fijo es la forma de cobro: mitad al inicio y mitad contra entrega. Si el proceso es grande, el diagnóstico va como primer ítem de esa cotización.

El plan de soporte y evolución cuesta $490.000 más IVA al mes: alojamiento, monitoreo, copias de seguridad cifradas, hasta 3 horas al mes de ajustes y una revisión mensual de 30 minutos.

Sí, si en tu empresa hay una persona cuyo trabajo es pasar datos de un lado a otro. Sí, si el proceso ya funciona a mano y lo que quieres es que deje de depender de la memoria de alguien. Sí, si tienes un sistema y no quieres cambiarlo, solo que haga lo que le falta.

No, si el proceso todavía no existe o cambia cada semana: primero se estabiliza, después se automatiza. No, si buscas automatización industrial (máquinas, sensores, PLC): eso es otro oficio. No, si lo que necesitas es que alguien conteste mensajes: esta página es sobre lo que pasa después de que el mensaje llegó.